Pernahkah anda kewalahan karena saking banyaknya email yang “ngendap” di kotak surat masuk (inbox) dan belum terbaca karena anda memang merasa kurang penting untuk dibaca? Kebanyakan yang sering kali mengalami kejadian ini adalah orang-orang yang mengikuti banyak mailing list.

Apakah anda termasuk kategori orang seperti diatas? Jika iya, silahkan teruskan membaca tulisan ini.

Siapa suruh ikutan mailing list banyak-banyak, hehehe

Berhubung saya hanya menggunakan Yahoo! Mail untuk semua aktifitas mailing list yang saya ikuti, maka saya hanya membahas fitur manajemen email pada Yahoo! Mail dan Yahoo! Groups.

Ada beberapa teknik yang dapat diterapkan dalam melakukan manajemen email “keroyokan” khususnya yang berasal dari mailing list.

  1. Teknik Pertama : Setingan Jenis Penerimaan Email
    Pada saat anda melakukan registrasi pada sebuah mailing list, anda akan diminta untuk memilih jenis/cara penerimaan email (Message Delivery).
    message-delivery-yahoo-groupsBiasanya pendaftar kurang memperhatikan hal ini. Asal terlihat sudah terisi/tercentang biasanya user selalu “naxt-next.. naxt-next..” saja, tanpa memahami apa maksud dari isian tersebut. Padahal isian diatas sangat menentukan apakah nantinya kita mau direpotkan setiap beberapa detik/menit sekali untuk menghapus email kurang penting atau tidak.

    • Individual Email
      Ini merupakan isian default pada tahap Message Delivery. Jika anda memilih/mencentang opsi ini, maka ini berarti anda sudah siap menerima email dari seluruh anggota mailing list secara terus-menerus/live/continue/apapun istilahnya.
    • Daily Digest
      Jika anda memilih opsi ini, maka email yang anda terima dari mailing list akan datang secara rombongan. Tidak seperti Individual Email, yang datangnya sendiri-sendiri.
    • Special Notices
      Jika anda memilih opsi ini, anda tidak akan menerima email dari anggota mailing list, kecuali notifikasi khusus dari moderator. Untuk membaca email dari anggota mailing list lainnya, melalui websitenya langsung, misalnya http://groups.yahoo.com/group/nama_mailing_list
    • Web Only
      Jika anda memilih opsi ini, maka anda tidak akan pernah menerima email baik itu dari anggota mailing list maupun notifikasi khusus dari moderator. Semua aktifitas mailing list anda lakukan secara penuh melalui website mailing list.
  2. Teknik Kedua : Filtering
    Saya yakin sekali banyak sekali pengguna Yahoo! Mail yang belum mengetahui fasilitas ini. Dengan menggunakan teknik filtering ini, email yang kita terima dapat dikelompok-kelompokkan, sehingga kita tidak akan kesulitan mencari mana email yang berasal dari mailing list A, mailing list B, dari sesorang yang spesial, dan seterusnya. Adapun langkah-langkahnya sebagai berikut :

    • Membuat Folder
      Langkah pertama adalah membuat folder-folder yang akan digunakan untuk menampung email dari mailing list yang berbeda.
      Klik menu Add, lalu isikan dengan nama folder yang akan dibuat.
      membuat-folder
    • Membuat Filter Email
      Langkah berikutnya adalah membuat filter terhadap email yang masuk. Nantinya masing-masing email yang sudah difilter dapat diarahkan untuk masuk kedalam folder yang ditentukan. Jadi email masuk tidak harus melulu masuk ke folder Inbox.
      Klik Menu Options, lalu pilih Mail Options.
      Lalu pilih menu Filters > Create or edit filters.
      Setelah itu klik tombol Add untuk menambahkan jenis filter baru.
      add-filterSetelah tombol Add diklik, maka akan muncul sebuah halaman yang berisi beberapa form :

      • Filter Name
        Kolom ini merupakan inisial/keterangan dari filter yang akan dibuat dan dapat diisi semau anda. Misalnya, Mailing List Pisang Goreng.
      • From header
        Berfungsi untuk melakukan filtering berdasarkan pengirim email. Kolom ini dapat anda gunakan untuk memfilter email dari orang-orang yang anda anggap spesial. Jika anda khusus akan melakukan filetring untuk mailing list, kolom ini dapat anda kosongkan.
      • To/Cc header
        Berfungsi untuk melakukan filtering berdasarkan tujuan pengiriman email. Jika anda akan melakukan filtering untuk sebuah mailing list, maka kolom ini harus anda isi dengan alamat email mailing list. Misalnya, mailing-list-pisang-goreng@yahoogroups.com.
      • Subject
        Berfungsi untuk melakukan filtering berdasarkan subject email. Biasanya untuk mailing list, subject email yang digunakan sama untuk setiap email. Jadi kolom ini dapat anda isi dengan subject default dari mailing list yang anda ikuti. Misalnya, PisangGoreng.
      • Body
        Berfungsi untuk melakukan filtering berdasarkan isi dari email. Jika anda khusus akan melakukan filetring untuk mailing list, kolom ini dapat anda kosongkan.
      • Move the message to
        Berfungsi untuk menentukan folder yang akan digunakan untuk menampung email yang sudah difilter. Silahkan pilih sesuai dengan folder yang telah anda buat tadi. Misalnya, Folder Satu.

      Terakhir, klik tombol Add Filter.
      Nantinya jika anda menerima email dari mailing list Pisang Goreng, maka otomatis akan masuk ke Folder Satu.

Demikian ulasan singkat ini, semoga anda tidak lagi dipusingkan oleh email yang campur aduk seperti sebelumnya.